Organização de eventos

Critérios para apoio a eventos 

 

INSTRUÇÕES

1 – OBJETIVOS

1.1. Apoiar a realização de eventos institucionais de caráter científico, tecnológico e cultural, de curta duração, pelo período máximo de 07 (sete) dias, promovidos por órgãos vinculados a UFTM, prioritariamente, sob a gestão da FUNEPU e registrado na Pro-Reitoria correspondente ao Evento.

Observação: Ressalta-se que os apoios serão preferencialmente concedidos a Eventos que cujo Coordenador tenha Projetos geridos pela FUNEPU.

E obrigatória a autorização da Funepu antes de inserir no SIGProj.

2 - SOLICITAÇÃO

2.1. Quem solicita:

2.1.1. Responsável pela Comissão Organizadora;

2.2. Prazo:

2.2.1. No mínimo 40 dias antes do evento.

2.3. Documentos:

2.3.1 Dados do Solicitante (nome completo, telefone de contato e e-mail);

2.3.2 Instituto em que o Curso pertence;

2.3.3. Programação completa do evento ou folder;

2.3.4. Oficio de encaminhamento com exposição de motivos, indicando o número de participantes, abrangência (local, regional, nacional, internacional), com anuência da Coordenação do Curso e indicação de coordenador financeiro;

2.3.5. Numero do registro do Evento na Pro-Reitoria correspondente ao Evento.

2.3.6. Os dados do Coordenador que acompanhará a área financeira como telefone/email e CPF.

3. ANÁLISE

3.1 Diretoria Administrativa

3.2.1. Aprecia o pedido considerando os objetivos da Fundação, a disponibilidade orçamentária e o mérito da solicitação:

a) recomenda o apoio;

b) indefere o apoio.

4. CONCESSÃO

4.1. Diretoria da FUNEPU, em casos excepcionais, pode solicitar uma avaliação do conselho de Consultivo.

4.2. Formas de apoio:

4.2.1 Sem custo para o Evento:

Para os eventos realizados na UFTM a FUNEPU disponibiliza conta bancaria com relatórios semanais sem custo para o evento da seguinte forma:

- Conta única (FUNEPU-Eventos) sem a cobrança de taxas;

- Extrato bancário semanal para o e-mail cadastrado;

- Pagamentos a todos os fornecedores, diárias, passagens e outros, conforme autorização do coordenador através de ofício;

- Reembolso ao Coordenador: solicitação através de ofício juntamente com as 03 (três) cotações) nota fiscal e dados bancários do beneficiário;

- Relatório de despesas e receitas para prestação de contas no SigProj.

 4.2.2 Com custo para o evento:

Para os eventos realizados na UFTM a FUNEPU disponibiliza conta bancária com relatórios semanais sem custo para o evento da seguinte forma:

- Conta única do Evento com cobrança de taxas;

- Extrato bancário semanal para o e-mail cadastrado;

- Site para inscrições, inscrições em sistema próprio http://funepueventos.com.br/, pagamento via cartão de credito e boleto bancário, com controle das inscrições, lista de presença, crachá, avaliação de trabalhos e certificados;

- Pagamentos a todos os fornecedores, conforme autorização do coordenador através de ofício;

- Reembolso ao Coordenador: solicitação através de ofício (juntamente com as 03 (três) cotações) nota fiscal e dados bancários do beneficiário;

- Relatório de despesas e receitas para prestação de contas no SigProj.

A FUNEPU realiza com a cobrança das despesas todo o seu evento caso tenha interesse fazer cotação através do e-mail This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.

 

4.2.3 Recursos Financeiros:

Para os Eventos realizados pela UFTM a FUNEPU disponibiliza recursos com a apresentação de documentos fiscais para as seguintes despesas aprovadas no Plano de Trabalho inseridas no SigProj.

Ao enviar a Nota Fiscal para pagamento é necessário:

a. Termo de Referência (modelo site da FUNEPU) http://www.funepu.com.br/transparencia/formularios;

b. ofício solicitando o pagamento ou reembolso da Nota Fiscal Eletrônica;

c. 03 (três) orçamentos da compra;

d. Nota Fiscal devem ser em nome da FUNEPU e atestada pelo coordenador do evento. No caso de reembolso as notas devem estar quitadas pelo Fornecedor ou anexada o comprovante de  pagamento.

• Passagens: enviar tíquetes de voo/ passagem.
• Diárias: solicitar diárias informando o motivo e período da necessidade e os dados do palestrante e/ou convidado (nome completo, CPF e dados bancários).
• Despesas com combustível e pedágio: solicitar reembolso juntamente dos comprovantes de pagamento e CUPOM Fiscal (informando nome, CPF e dados bancários de quem efetuou o pagamento).
• Coffee break  e hospedagem: pagamento apenas após o Evento.
• Informar os dados bancários vinculados ao CNPJ da empresa na Nota Fiscal.
• Prazo para pagamento de Notas Fiscais e ressarcimentos: 10 dias a partir da entrega na FUNEPU.

5. DAS OBRIGAÇÕES DO COORDENADOR:

É de responsabilidade do Coordenador:

- Acompanhar todo o evento, emitir relatório final e encaminhar a FUNEPU no prazo de 30 dias após o evento, inclusive fotos e lista de presença, e prestar contas à UFTM;

- Informar ao financeiro da FUNEPU os depósitos de todas as inscrições do evento na conta corrente disponibilizada pela Fundação;

- Realizar no mínimo 03 (três) cotações prévias ou justificativas jurídica da não cotação;

- Informar à Fundação todos os patrocinadores do evento da seguinte forma: Razão Social, Endereço, CNPJ, Telefone e e-mail.

6. DIVULGAÇÃO INSTITUCIONAL

O material de divulgação do evento apoiado deverá, obrigatoriamente, incluir a logomarca da FUNEPU que pode ser obtida na página da Fundação (www.funepu.com.br), sendo que o folder deverá ser encaminhado à Fundação através de e-mail,  This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it. com cópia para This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it..

A Fundação disponibiliza o próprio site para divulgação do evento, por meio de solicitação através de ofício, desde que o material seja protocolado com antecedência de 40 dias antes da realização.

 

7. COMUNICAÇÃO COM A FUNDAÇÃO

Toda comunicação deverá ser encaminhada à Diretoria da FUNEPU ao Prof. José Eduardo dos Reis Felix, Presidente, ou à Maria José de Ávila, Diretora Administrativa, através de oficio obedecendo as exigências do item 2.

O oficio poderá ser digitalizado e encaminhado para o seguinte e-mail This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it. ;

Todos os formulários podem ser encontrados através do link: http://www.funepu.com.br/transparencia/formularios

Em caso de dúvida entrar em contato pelo e-mail acima ou telefone (34) 3319-7628 ou 3319-7630.

 

 

Uberaba – MG, Janeiro de 2018.

Prof. José Eduardo dos Reis Felix

Presidente FUNEPU