Organização de eventos

Contato

 Rua Conde de Prados, 211

Bairro Abadia

CEP. 38.025-260

Uberaba – MG

 (34) 3319-7600

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Critérios para apoio a eventos 

 

INSTRUÇÕES

1 – OBJETIVOS

1.1. Apoiar a realização de eventos institucionais de caráter científico, tecnológico e cultural, de curta duração, pelo período máximo de 07 (sete) dias, promovidos por órgãos vinculados a UFTM, prioritariamente, sob a gestão da FUNEPU e registrado na Pro-Reitoria correspondente ao Evento.

Observação: Ressalta-se que os apoios serão preferencialmente concedidos a Eventos que cujo Coordenador tenha Projetos geridos pela FUNEPU.

E obrigatória a autorização da Funepu antes de inserir no SIGProj.

2 - SOLICITAÇÃO

2.1. Quem solicita:

2.1.1. Responsável pela Comissão Organizadora;

2.2. Prazo:

2.2.1. No mínimo 40 dias antes do evento.

2.3. Documentos:

2.3.1 Dados do Solicitante (nome completo, telefone de contato e e-mail);

2.3.2 Instituto em que o Curso pertence;

2.3.3. Programação completa do evento ou folder;

2.3.4. Oficio de encaminhamento com exposição de motivos, indicando o número de participantes, abrangência (local, regional, nacional, internacional), com anuência da Coordenação do Curso e indicação de coordenador financeiro;

2.3.5. Numero do registro do Evento na Pro-Reitoria correspondente ao Evento.

2.3.6. Os dados do Coordenador que acompanhará a área financeira como telefone/email e CPF.

3. ANÁLISE

3.1 Diretoria Administrativa

3.2.1. Aprecia o pedido considerando os objetivos da Fundação, a disponibilidade orçamentária e o mérito da solicitação:

a) recomenda o apoio;

b) indefere o apoio.

4. CONCESSÃO

4.1. Diretoria da FUNEPU, em casos excepcionais, pode solicitar uma avaliação do conselho de Consultivo.

4.2. Formas de apoio:

4.2.1 Sem custo para o Evento:

Para os eventos realizados na UFTM a FUNEPU disponibiliza conta bancaria com relatórios semanais sem custo para o evento da seguinte forma:

Conta única (FUNEPU-Eventos) sem a cobrança de taxas;

- Extrato bancário semanal para o e-mail cadastrado;

- Pagamentos a todos os fornecedores, diárias, passagens e outros, conforme autorização do coordenador através de ofício;

- Reembolso ao Coordenador: solicitação através de ofício juntamente com as 03 (três) cotações) nota fiscal e dados bancários do beneficiário;

- Relatório de despesas e receitas para prestação de contas no SigProj.

 4.2.2 Com custo para o evento:

Para os eventos realizados na UFTM a FUNEPU disponibiliza conta bancária com relatórios semanais sem custo para o evento da seguinte forma:

Conta única do Evento com cobrança de taxas;

- Extrato bancário semanal para o e-mail cadastrado;

- Site para inscrições, inscrições em sistema próprio http://funepueventos.com.br/, pagamento via cartão de credito e boleto bancário, com controle das inscrições, lista de presença, crachá, avaliação de trabalhos e certificados;

- Pagamentos a todos os fornecedores, conforme autorização do coordenador através de ofício;

- Reembolso ao Coordenador: solicitação através de ofício (juntamente com as 03 (três) cotações) nota fiscal e dados bancários do beneficiário;

- Relatório de despesas e receitas para prestação de contas no SigProj.

A FUNEPU realiza com a cobrança das despesas todo o seu evento caso tenha interesse fazer cotação através do e-mail Este endereço de email está sendo protegido de spambots. Você precisa do JavaScript ativado para vê-lo.

 

4.2.3 Recursos Financeiros:

Para os Eventos realizados pela UFTM a FUNEPU disponibiliza recursos com a apresentação de documentos fiscais para as seguintes despesas aprovadas no Plano de Trabalho inseridas no SigProj.

Ao enviar a Nota Fiscal para pagamento é necessário:

a. Termo de Referência (modelo site da FUNEPU) http://www.funepu.com.br/transparencia/formularios;

b. ofício solicitando o pagamento ou reembolso da Nota Fiscal Eletrônica;

c. 03 (três) orçamentos da compra;

d. Nota Fiscal devem ser em nome da FUNEPU e atestada pelo coordenador do evento. No caso de reembolso as notas devem estar quitadas pelo Fornecedor ou anexada o comprovante de  pagamento.

  • Passagens: enviar tíquetes de voo/ passagem.
  • Diárias: solicitar diárias informando o motivo e período da necessidade e os dados do palestrante e/ou convidado (nome completo, CPF e dados bancários).
  • Despesas com combustível e pedágio: solicitar reembolso juntamente dos comprovantes de pagamento e CUPOM Fiscal (informando nome, CPF e dados bancários de quem efetuou o pagamento).
  • Coffee break  e hospedagem: pagamento apenas após o Evento.
  • Informar os dados bancários vinculados ao CNPJ da empresa na Nota Fiscal.
  • Prazo para pagamento de Notas Fiscais e ressarcimentos: 10 dias a partir da entrega na FUNEPU.

5. DAS OBRIGAÇÕES DO COORDENADOR:

É de responsabilidade do Coordenador:

- Acompanhar todo o evento, emitir relatório final e encaminhar a FUNEPU no prazo de 30 dias após o evento, inclusive fotos e lista de presença, e prestar contas à UFTM;

- Informar ao financeiro da FUNEPU os depósitos de todas as inscrições do evento na conta corrente disponibilizada pela Fundação;

- Realizar no mínimo 03 (três) cotações prévias ou justificativas jurídica da não cotação;

- Informar à Fundação todos os patrocinadores do evento da seguinte forma: Razão Social, Endereço, CNPJ, Telefone e e-mail.

6. DIVULGAÇÃO INSTITUCIONAL

O material de divulgação do evento apoiado deverá, obrigatoriamente, incluir a logomarca da FUNEPU que pode ser obtida na página da Fundação (www.funepu.com.br), sendo que o folder deverá ser encaminhado à Fundação através de e-mail,  Este endereço de email está sendo protegido de spambots. Você precisa do JavaScript ativado para vê-lo. com cópia para Este endereço de email está sendo protegido de spambots. Você precisa do JavaScript ativado para vê-lo..

Logo Funepu

A Fundação disponibiliza o próprio site para divulgação do evento, por meio de solicitação através de ofício, desde que o material seja protocolado com antecedência de 40 dias antes da realização.

 

7. COMUNICAÇÃO COM A FUNDAÇÃO

Toda comunicação deverá ser encaminhada à Diretoria da FUNEPU ao Prof. José Eduardo dos Reis Felix, Presidente, ou à Maria José de Ávila, Diretora Administrativa, através de oficio obedecendo as exigências do item 2.

O oficio poderá ser digitalizado e encaminhado para o seguinte e-mail Este endereço de email está sendo protegido de spambots. Você precisa do JavaScript ativado para vê-lo. ;

Todos os formulários podem ser encontrados através do link: http://www.funepu.com.br/transparencia/formularios

Em caso de dúvida entrar em contato pelo e-mail acima ou telefone (34) 3319-7628 ou 3319-7630.

 

 

Uberaba – MG, Janeiro de 2018.

Prof. José Eduardo dos Reis Felix

Presidente FUNEPU